Scrapboxで業務日報を書いているのでその話をする。

業務日報を書く理由

今の職場は業務として日報や週報を書くように指示されてはいないんだけど、実績管理と作業量把握のために自主的に書いている。

作業内容がソフトウェア開発者たちと違ってGitHubのContributionに残らない
小規模なドキュメントをよく書いている
作業時間に対する作業の密度を把握したい

このあたりが主な理由なので、完全に人に見せないメモ書きになっている。

ちなみに作業時間はTogglを使って記録している。Togglの話は気が向いたら書くかもしれない。

toggl.com

(Togglでの作業時間は今の職場に入る前は朝起きてから寝る前まで全ての時間を記録していたんだけど、PC複数台とスマホとタブレットで動かすと同期に失敗することが多かったので今は業務時間しか記録していない。記録したい。)

日報の書き方

日報は月ごとにページを作って日毎に箇条書きにしていく形式をとっている。最初は毎日ページを作ろうとしていたんだけど、ミーティング用の資料を作るとか1ヶ月の作業を振り返りたいときに煩雑になるのでやめてしまった。

月初: 新しい月ページを作る

f:id:wifeofvillon:20180813080432p:plain

こんな感じの目次ページを作ってあって、月初に新しい月ページを作るときは新しくリンクを追加する。2018年9月なら[Sep, 2018]になる。

[Sep, 2018]のリンクを開くと同タイトルのページが自動生成されるので、目次ページや他の月ページを開きやすいように#dialyタグをつけている。

f:id:wifeofvillon:20180813081038p:plain

出社後: その日のセクションを作る

出社したらその日の日付で見出しを作って([** 2018/08/13])その下に作業内容を階層化したリストを作っていく。階層はだいたい

プロジェクト名
タスク名(Togglのタイトルに対応)
Trelloのカード・Slackの会話・ドキュメントへのリンク

のようになっていて、派生作業や参考URLはさらにその下にネストさせている。

f:id:wifeofvillon:20180813083141p:plain

(記述が基本的に英語なのは職場が基本英語だから)

Trelloのカードを含めWebページへのリンクはブックマークレットで[タイトル https://example.com]の形式で取得している。

github.com

あと上のスクリーンショットにもある通りemojiを多用している。

👀: 読んだ・確認した
📌: Trelloにカードを作った
📦: Trelloのカードをアーカイブした
💬: コメントを書いた・リアクションした
✅: 作業完了
✒️: (ドキュメントを)書いた

あたりをよく使うんだけど月によって変わっていたりする。なんとなく意味がわかるので頑張って統一はしてない。

日報を書いておくメリット

日報を書いておくと振り返るときに「今月は〇〇種類のテストシートを書いた」「このプロジェクトにリソース割きすぎ」「このカードにリソース食われすぎ」みたいなのが一目でわかるので月に一度ある振り返りミーティングとかで定量的な説明がしやすい。

冒頭でもちょっと書いたけど、チームがGitHubを使って開発していて周りが自分以外ほぼ開発者だと、Contributionで見えない作業はあんまり認識されない(気がする)ので、このポジションの場合自分から作業量をアピールしていくのは割と大事なんじゃないかと思うようになった。

「Trelloのカードリンクを貼るのが地味にめんどくさい」というデメリットが過去にあったけど上のブックマークレットにTrello用の処理を追加したらクリック→コピペで済むようになったので解消した。しいて言うならGitHub/Trello・Slack・Scrapboxで記法が違うのでたまに混乱することがある。

trello.com